papier of digitaal, groot of klein?

Een visueel verslag kan op verschillende manieren verzorgd worden.

  • groot formaat tekenen op grote staand of liggend papier
  • klein formaat tekenen op A4 formaat
  • digitaal tekenen, geprojecteerd op een scherm

Welke hiervan je kiest hang af van je behoefte en het doel dat je wilt bereiken.

  • digitaal werk is flexibel in gebruik en laat zich achteraf makkelijk manipuleren om bv. delen van de tekening(en) in verslagen, powerpoints op websites/blogs toe te passen. Deel tekeningen kunnen makkelijk eruit worden 'geknipt'. Ook kun je hier werken met losse tekeningen per presentatie of deelsessie, waardoor het steeds overzichtelijke tekeningen oplevert. Het maken van de visuals kan live gevolgd worden op een scherm of aan het eind van de dag geprojecteerd worden. Ook kunnen er, indien logistiek goed uitgedacht, op de dag zelf prints verspreid worden.
  • groot formaat papier is de traditionele vorm van het visuele verslag, waarbij een hele dag samengevat wordt op één vel. Het is erg geschikt voor het erbij betrekken van mensen, iedereen ziet de tekening. Ook kun je er als deelnemer goede foto's van maken om te delen op twitter. Deze vorm is vooral geschikt voor een 'wauw'- effect waarbij vooral de kern wordt samengevat. Of juist voor het samen brainstormen en de basis leggen voor uit te werken praatplaten. Leent zich minder goed voor digitalisering (deeltekeningen zijn moeilijk te hergebruiken) en kan soms een 'druk' eindresultaat opleveren. 
  • klein formaat papier is heel geschikt voor lezingen en om later te gebruiken als boekje/naslagwerk. De flexibilteit van klein werken leent zich ook erg goed voor bijeenkomsten met veel deelsessies. De visuele verslaggever doorkruist met zijn schetsblok het evenement en pikt overal interessante dingen uit. Deze schetsen dienen als input voor latere verwerking, bv. tot boekje of praatplaat. 

A4 formaat: college aantekeningen

Groot formaat papier: 1,5u wetenschappelijke papers

Digitaal werk: 7 presentaties in 3 uur


Proces

Om zoveel mogelijk te halen uit het toepassen van een visueel verslag, is het goed om het programma van de bijeenkomst vooraf te bespreken en eventueel aan te passen. Wat wil je bereiken met tekeningen? Een wauw effect ter plekke, een inspirerend verslag voor in de mailbox naderhand? Is het bedoeld voor de mensen die er waren of moeten buitenstaanders er óók chocola van kunnen maken? Of worden de visuals vooral ingezet om ideeen te ontwikkelen en te ordenen, en zelfs achteraf in een praatplaat presentabel gemaakt te worden? Dit zijn wezenlijk andere vragen en leveren heel verschillende eindproducten op.

Bij plenaire sessies kan het verslag vrij rechttoe rechtaan gemaakt, maar bij deelsessies is het belangrijk om te besluiten wat voor oogst er moet komen. Gaat het om notulen in visuele vorm of een paar quotes, sfeer en kernthema's? En is er wel genoeg tijd voor mij als tekenaar om aan het einde van parallele brainstorms de oogst te verwerken? Hoe kunnen leiders van deelsessies mij ondersteunen? Heb je misschien méér dan een tekenaar nodig en moet ik collega's inseinen?

Dat en meer vragen bespreek ik graag met je!

BENODIGDHEDEN

Voor digitaal tekenen heb ik een tafel (70x90cm) nodig met stoel en een stroomaansluiting. Verder geldt ook hier dat ik alles goed moet kunnen horen en zien. De tablet kan dan op een beamer worden aangesloten, welke aanwezig is in de ruimte.

Voor een grote papieren tekening heb ik een glad oppervlak nodig van ca. 1 x 3m op stahoogte. Plakken met niet-aggressieve tape moet mogelijk zijn, en het oppervlak bevindt zich goed zichtbaar voor deelnemers (het liefst vooraan, zijkant). Belangrijk is ook dat ik de mensen en hun bijdragen goed kan horen & zien. Mocht en groot genoeg oppervlak niet beschikbaar zijn dan kunnen flipovers ingezet worden, of een grote tafel (minimaal 90cmx200cm). Deze worden door de organisatie geleverd.

oplevering

De papieren tekening(en) kunnen meegenomen worden maar ik kan ze ook tijdelijk meenemen voor het maken van foto’s/scans en zo op te leveren als digitaal bestand. Daarna stuur ik ze, indien gewenst, met de post terug. Aan deze werkwijze is een meerprijs verbonden.

Digitale bestanden werk ik vaak ook achteraf op voor het beste resultaat, maar afhankelijk van de soort sessie kunnen ze ook meteen af zijn en zelfs live gevolgd worden. De deeltekeningen van een digitale tekening kunnen voor verder gebruik binnen de organisatie 'uitgeknipt' worden. Dan kunnen ze ook op rapporten en powerpoints. Geef wel tijdig aan dat hier behoefte aan is ivm de resolutie van de tekening. Ook aan deze werkwijze is een meerprijs verbonden.

Ik streef ernaar de bestanden binnen 72 uur (excl. weekenden) na afloop van de bijeenkomst, op te leveren, excl. eventuele aanpassingen. 


extra: zekerheidspakket

Ik houd altijd rekening met mogelijke kleine vertragingen door een 0,5-1,0 uur voor aanvang van het programma op lokatie te zijn. Een grote OV storing o.i.d. is echter altijd mogelijk waardoor ik te laat op lokatie kan komen. Ter preventie hiervan ik je een zekerheidspakket aanbieden t.w.v. €170,- excl. BTW. Dit betekent dat ik 2,5 uur eerder aanwezig ben of, indien niet mogelijk om heel vroeg ter plaatse te zijn met OV, nabij de lokatie een overnachting boek. Zo ben je er zeker van dat in ieder geval dit onderdeel van de dag vlekkeloos verloopt!

Ja, doe daar maar eens wat tegen...

Ja, doe daar maar eens wat tegen...


extra: tekening op canvas

Een grote papieren tekening kun je aan de muur hangen. In de praktijk heb je niet altijd de ruimte, papier heeft een beperkte houdbaarheid en is kwetsbaar. Een mogelijkheid is dan om je tekening op canvas te laten afdrukken. Dit kan vanaf ca. €125,- excl. BTW (afhankelijk van de maat) en excl. verzendkosten. Doorlooptijd is ca 1 week. Uiteraard ook erg geschikt voor digitaal werk.

het Copernicus Institute is er al blij mee!

het Copernicus Institute is er al blij mee!